+7 (499) 653-60-72 Доб. 574Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Можно ли пользоваться литерой при нумеровании приказов

В организациях с небольшой численностью персонала учет приказов по нумерации вести не так сложно, а вот когда численность сотрудников достигает ста человек и выше, это несет дополнительную нагрузку на кадрового работника и позволяет :. Разные категории кадровых документов имеют различный срок хранения:. Порядок, по которому нумеруются приказы каждое предприятие определяет самостоятельно. Однако существуют обще принятые нормы, которых обычно придерживаются.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Можно ли использовать литерные номера листов при оформлении дел?

Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году

Приказ — это выстрел стартового пистолета. Современный канцелярский язык приказом называет распорядительный документ, издаваемый с целью решения каких-либо организационных, управленческих или административно-хозяйственным задач, стоящих перед организацией в целом, ее структурным подразделением или отдельным должностным лицом.

Приказ — стандартный распорядительный документ, который используется всеми организациями нашей страны. Поэтому набор реквизитов данного документа заранее определен, жестко регламентированы правила оформления, издания и дальнейшего исполнения приказа. Особой регламентации подвергается контроль исполнения приказов, этот процесс и по сей день не теряет своей актуальности. Такое деление приказов на группы по назначению позволяет возложить ответственность за их издание на разных исполнителей:.

Все виды работ с приказами по личному составу требуют отдельного разговора, и в большей степени касаются не делопроизводственных, а кадровых процессов.

Поэтому в нашей статье остановимся только на одной группе приказов — по основным вопросам деятельности. А есть приказы, характерные только для организаций определенного вида деятельности. Например, все банки обязательно издают приказы об укрепленности помещений, о курсе валют и т. Кстати, упомянутая нами инвентаризация проводится ежегодно, поэтому приказ, издаваемый по этому поводу, можно смело считать типовым управленческим документом. А что мы делаем с типовыми документами?

Мы разрабатываем для них типовые унифицированные формы, основная задача которых — облегчить жизнь пользователям и максимально использовать возможности электронного документооборота. Но прежде чем унифицировать документ, давайте рассмотрим, из каких элементов он состоит, другими словами, рассмотрим требования к оформлению приказа и состав его реквизитов.

В соответствии с его рекомендациями приказы издаются на специальных бланках, которые называются бланками конкретного вида документа, так как на них печатается наименование вида документа ПРИКАЗ , то документ другого вида например, АКТ на этом бланке издать уже не удастся. А теперь посмотрим на образцы бланка конкретного вида документа, а также на предписания относительно состава его реквизитов:.

ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03 , 08, 11, Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03 , 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, Мы продемонстрировали продольный и угловой бланки с центрированным расположением реквизитов — это самые распространенные варианты оформления.

Еще существует угловой бланк с флаговым расположением реквизитов: так же как и в Примере 2, реквизиты размещаются в левой части листа, но не центрируются там, а располагаются от границы левого поля. Специальные уголки скобки для размещения заголовка к тексту на бланке не обязательны есть только в Примере 2 , вне зависимости от продольного или углового способа размещения реквизитов бланка заголовок к тексту печатается от границы левого поля.

Чем же бланк приказа отличается от бланков других видов документов? Нет на нем и ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа реквизит 13 , которая характерна только для писем и заполняется на ответных документах. Признаюсь, я, как любая женщина, люблю все блестящее, поэтому мне больше нравятся бланки, изготовленные типографским способом, особенно выполненные способом тиснения текста на хорошей плотной бумаге. Однако при желании на издании бланков можно сэкономить, создав шаблон бланка с помощью компьютера, и в дальнейшем использовать его для оформления приказов, распечатывая их на любых доступных печатающих устройствах.

При оформлении приказов следует помнить, что в них нет обращения к предполагаемому корреспонденту, поэтому реквизит 15 адресат также отсутствует при этом любой приказ можно отправить какому-либо должностному лицу, например, по почте, может быть составлен и специальный список рассылки приказа.

Приказы не утверждаются, а подписываются руководителем, поэтому на их бланках не предусмотрено место для оформления реквизита 16 гриф утверждения документа. А вот перечисленные ниже реквизиты вполне могут быть оформлены на таком официальном документе, как приказ:.

Размещение герба РФ на бланках других организаций является нарушением законодательства и может привести к соответствующим санкциям. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами этих субъектов. Эмблему организации или товарный знак знак обслуживания помещают на бланках организаций в соответствии с уставом положением об организации.

Но если вы не располагаете средствами, с помощью которых можно нанести эмблему организации на бланк приказа например, в вашем распоряжении только пишущая машинка , а также учитывая тот факт, что приказ является внутренним документом, эмблему на бланке приказа можете и не размещать.

Наименование организации является основным реквизитом бланка приказа, с помощью которого идентифицируется автор документа, поэтому наличие данного реквизита на бланках приказа необходимо, и оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Для части приказов установлен предельный срок хранения — постоянно. Поэтому наименование вашей организации должно быть прочитано и понято не только вами и вашими современниками, но и потомками. Если уставом организации утверждено использование краткого наименования организации, то его нужно размещать на бланке приказа в скобках под полным наименованием см. Пример 1. При необходимости на бланках указывается наименование вышестоящей организации, которое печатается выше наименования организации.

Наименование вышестоящей организации может быть напечатано как полно, так и сокращенно см. Если филиалу, территориальному отделению или представительству предоставлено право самостоятельно издавать распорядительные документы от имени руководителя подразделения, в том числе и приказы, то им предоставляется право издавать и бланки приказов. При этом наименование подразделения располагается ниже наименования организации, в состав которой они входят. Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Иногда неопытные делопроизводители датой приказа считают дату его регистрации, но хочу обратить ваше внимание — это является грубейшей ошибкой.

На практике встречаются ситуации, когда руководитель подписывает приказы поздно вечером, а на регистрацию они попадают только следующим утром, но и в этой ситуации с юридической точки зрения!

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и дополнительного индекса. Отдельные элементы номера могут разделяться между собой косой чертой или тире. Можно кодировать любую удобную вам информацию о приказах, прибавляя ее к порядковому номеру документа внутри своей отдельной подгруппы. Его указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Хотя, как видно из изученных мною источников, этим грешат и наши федеральные учреждения. Вы знаете, что при создании баз данных полям присваиваются названия. Другой оператор, бегло проглядывавший автоматически сформированные ярлыки перед их распечаткой, заметил ошибку и быстро исправил ее Вот так рождаются на карте новые города!

Это позволяет значительно сократить время на регистрацию документа. Он должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл. Теперь подробно остановимся на основной части документа, ради которой собственно и проделываются все манипуляции с бланками, — на его тексте.

На бланке печатается, как правило, только первая страница приказа, вторая и последующие печатаются уже на чистых листах бумаги формата А4. Если в приказе более двух листов, то они нумеруются. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то в констатирующей части приказа указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках Пример 4.

В последнем предложении констатирующей части точка не ставится. После него ставится двоеточие. Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа. Используемые здесь формулировки должны быть конкретными, четким, не допускающими двоякого толкования и лингвистически правильными. Они не должны противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным документам, изданным в данной организации и в целом в правовом поле России.

Если текст приказа содержит подпункты, то их также лучше нумеровать арабскими цифрами их номер будет состоять из порядкового номера пункта, точки и порядкового номера подпункта внутри пункта и т. Количество уровней вложенности может быть разным где-то 1 уровень, где-то — 2, где-то — 3 и т. Пример 5. Текст абзацев нумерованного списка может начинаться от границы левого поля отступы будут делаться только в красной строке каждого абзаца, как в Примере 6. Исполнителя рекомендуется указывать в дательном падеже, при этом называется не только его фамилия, но и должность возможно с наименованием структурного подразделения — см.

Если предписываемое действие будет исполняться несколькими исполнителями одновременно, то в этом случае исполнители могут быть указаны обобщенно как в пункте 2 того же Примера 6.

Начальнику Управления операционно-кассового обслуживания Петрову И. Срок исполнения — 12 декабря года. Руководителям филиалов подготовить ежегодный отчет по итогам деятельности подразделений за год. Срок исполнения — 21 января года. Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Это означает, что если поручение выполнено в указанный день до конца рабочего дня , то оно выполнено своевременно.

Работая с документами, издаваемыми современными авторами, мне приходится делать печальный вывод о том, что красиво и аккуратно разместить текст приказа на листе бумаги многие просто не умеют, так как плохо владеют средствами редактирования текстов, например, программой MS Word. Какие ошибки наиболее распространены? Когда я работала преподавателем делопроизводства, мне пришла в голову замечательная идея: а не использовать ли нам такую простую вещь, как таблицу? Во-первых, текст тогда будет выровнен по левому краю одинаково, номера пунктов тоже сразу видны.

Во-вторых, для исполнителя и срока исполнения можно отвести отдельные ячейки, тогда и эта информация будет сразу бросаться в глаза. Пример 7. Говоря об использовании таблиц при составлении документов, мне не хотелось бы, чтобы вы понимали это как руководство к действию долой текстовые документы! И это не смешно. Скажу честно, править их невозможно Предлагаю использовать таблицы если моя идея вам понравится в текстовом редакторе MS Word.

Их границы должны быть прозрачными то есть видны только на экране. Текст приказа составляется исполнителем-автором документа.

Как правило, тщательной проработке подвергается каждое слово поручения. Часто проект документа проходит процедуру согласования с несколькими должностными лицами. Ведь простая ошибка или опечатка могут привести не только к мелким неприятностям, но и к большим проблемам.

Бесцеремонно сокращают должности, названия структурных подразделений. Конечно, это не делопроизводство в чистом виде, а скорее вопрос корпоративной этики. Чтобы раз и навсегда уйти от назойливой проблемы, необходимо во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, четко установить правила написания должностей и подразделений, а также утвердить перечень используемых в документах общепринятых сокращений.

Пример 8.

Можно ли регистрировать приказ задним числом?

В кадровых подразделениях компаний образуется большое количество различных документов, касающихся как деятельности самого подразделения, так и движения персонала в целом по предприятию. Это положения, соглашения, штатные расписания, приказы и распоряжения руководства. При ведении делопроизводства в отделе кадров важно сгруппировать по значимости каждый из видов документов. Особое внимание при этом уделяют созданию простой и понятной системы нумерации приказов в кадровом делопроизводстве. Оглавление: 1. Документы в кадровом делопроизводстве 2.

Литерные номера листов: что это и как используется в делопроизводстве?

Приказ — это выстрел стартового пистолета. Современный канцелярский язык приказом называет распорядительный документ, издаваемый с целью решения каких-либо организационных, управленческих или административно-хозяйственным задач, стоящих перед организацией в целом, ее структурным подразделением или отдельным должностным лицом. Приказ — стандартный распорядительный документ, который используется всеми организациями нашей страны. Поэтому набор реквизитов данного документа заранее определен, жестко регламентированы правила оформления, издания и дальнейшего исполнения приказа. Особой регламентации подвергается контроль исполнения приказов, этот процесс и по сей день не теряет своей актуальности. Такое деление приказов на группы по назначению позволяет возложить ответственность за их издание на разных исполнителей:.

Можно ли регистрационный номер приказа обозначать через дробь, если нужно задним числом вставить приказ между уже зарегистрированными приказами, например: приказ от Думаю, что ответ вам понятен: по правилам делопроизводства, да и вообще по правилам управленческой деятельности так делать нельзя. В этом случае вопрос даже не в регистрационном номера приказа, а в его дате. Как известно, дата документа должна соответствовать дате его подписания или дате события, зафиксированного в документе это касается, например, протоколов заседаний, дата которых должна соответствовать дате мероприятия, а не дате составления протокола. В отношении приказов работает первое правило, дата приказа — это дата его подписания. Если приказ регистрируется, как приведено в вашем вопросе, от Конечно, бывают ситуации, когда по каким-то причинам забывают или не успевают вовремя издать приказ, поэтому на практике встречаются приказы с номерами через дробь или с добавочной литерой например, 12а , но это всегда говорит о том, что фактическая дата составления была другой.

Субсидия на коммунальные услуги 2. Социальная поддержка населения 3.

Акция месяца 8- Узнайте, как правильно регистрировать и учитывать распорядительные документы, группировать их по категориям и срокам хранения, чтобы избежать путаницы. Подробности и готовые образцы пронумерованных распоряжений — в статье. Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой. Приказ — правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации [1]. Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего.

Просмотр полной версии : Приказы с дробью. Не должен быть!

Оформление приказа

Фиксация и учет всех приказов, изданных по организации, ведется в специальном журнале регистрации. В статье рассказывается, как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов в году. Назначение и порядок ведения журнала регистрации приказов удобнее всего рассмотреть на примере ведения журнала регистрации приказов по личному составу. Порядок учета приказов в организации регламентируется Постановлением Росархива от 6 сентября года. Порядок учета кадровой документации, к которой и относятся приказы по личному составу, регулируется ст. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу. В году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала. В связи с этим, как и ранее, каждая организация вправе на свое усмотрение и в соответствии со спецификой своей деятельности разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант данного документа.

Зачем нумеруются приказы в кадровом делопроизводстве?

.

Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений. Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ЧТО БУДЕТ, ЕСЛИ НЕ ВЫПОЛНИТЬ ПРИКАЗ В АРМИИ?
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.